Professionelles Besuchermanagement

PRIDENTO VMS 1. Terminvereinbarung Sie telefonieren mit Ihrem Gesprächspartner und vereinbaren einen Termin vor Ort in Ihrem Unternehmen. 2. Besuchervoranmeldung Im PRiDENTO VMS-System hinterlegen Sie den neuen Termin mit allen nötigen Informationen, wie z. B. Name und Vorname des Gesprächspart- ners und des Unternehmens, für das dieser ar- beitet. Optional kann dies auch über ein Webin- terface durchgeführt werden. PRIDENTO VMS 3. Begrüßung am Empfang Der Tag des Termins ist gekommen, ihr Gast kommt an den Empfang und wird dort begrüßt. Er meldet sich am Empfang an, nennt Ansprech- partner und den Termin sowie seinen Namen. 4. Verifizierung Der zuständige Mitarbeiter an Empfang oder Pforte prüft den Termin und alle nötigen Anga- ben. 5. Sicherheitsunterweisung / Registrierung Passen die Daten, wird die eventuell vorhandene Sicherheitsbelehrung ausgedruckt und unter- schrieben oder digital beim Besucherstammda- tensatz abgelegt. 6. Besucherausweisdruck Der zuständige Mitarbeiter am Empfang druckt den Besucherausweis aus und übergibt diesen dann mitsamt Befestigung, beispielsweise einer Ausweishülle oder eines Lanyards, an den Gast. 7. Anmeldung am Empfang Der Besucher wird im System als „anwesend“ gebucht. 8. Integration in Zutrittskontrolle Im System hinterlegt der interne Mitarbeiter, welche Funktionen der Besucherausweis haben darf. Der Zutritt zu bestimmten Unternehmens- bereichen kann darüber geregelt sein, auch kön- nen Kantinenabrechnungen darüber gebucht werden oder die Nutzung von Snackautomaten, o. Ä. 9. „Übergabe“ an Gesprächspartner Der Mitarbeiter am Empfang informiert Sie da- rüber, dass Ihr Gesprächspartner anwesend ist und an der Pforte nun abgeholt werden kann. Dieser Vorgang ist auch automatisiert über das System möglich, dann erhalten Sie eine E-Mail zur Info. 10. Termin/Meeting Ihr Termin findet statt. Im Anschluss daran brin- gen Sie Ihren Gesprächspartner wieder zur Pfor- te. 11. Abmeldung am Empfang Dort gibt dieser den Besucherausweis ab. Der Empfangsmitarbeiter meldet Ihren Gast ab so das dieser im System als abwesend aufgeführt wird. 12. Besucherhistorie Über die Software PRiDENTO VMS sind Protokolle über alle Besuche, Aufenthalte und auch Aktio- nen der Gäste möglich. So können Sie sich eine individuelle und für sie interessante Besucher- historie erstellen und in regelmäßigen Abstän- den überprüfen. Besuchsablauf | 5. Irrtümer vorbehalten